Le suivi des stocks est un élément essentiel de la gestion d’un restaurant.
Sans lui, il peut être compliqué de maintenir un service fluide, sans parler des répercussions économiques.
Selon FoodPrint, jusqu’à 10 % des stocks alimentaires qu’achète un restaurant sont perdus, ce qui signifie une perte de revenus colossale, alors qu’une inflation du coût des matières premières ne se tarit pas.
Pour le restaurant, un contrôle strict du stock alimentaire contribue à maximiser le retour sur investissement des ingrédients et des produits qu’il achète. Dans un secteur dans lequel les coûts sont élevés et les marges bénéficiaires sont notoirement réduites, chaque euro compte.
Cet article vous présente les rudiments de la gestion du stock alimentaire d’un restaurant : la gestion elle-même, la terminologie fréquemment utilisée, quelques conseils pour suivre vos stocks et des outils adéquats pour le faire.
- Qu’est-ce que la gestion du stock alimentaire ?
- Les termes à connaître dans la gestion des stocks
- 7 bonnes pratiques pour pour gérer l’inventaire comme un pro
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Qu’est-ce que la gestion du stock alimentaire ?
La gestion du stock alimentaire consiste à suivre la nature et les quantités des stocks entreposés dans votre restaurant à tout moment. Ces informations permettent au restaurant de rationaliser son acquisition des stocks (c’est-à-dire de ne pas acheter trop ni trop peu), de réduire au minimum les pertes de stocks dues aux vols, déchets ou gaspillages et de maximiser la rentabilité.
Un restaurateur qui maîtrise correctement sa gestion des stocks dispose à tout moment des informations suivantes :
- Nature et quantités des stocks achetés
- Quantités des stocks utilisés chaque jour
- Quantités des stocks inutilisés en fin de chaque journée
Stocks des produits alimentaires pour la prévention des pertes
Pour un restaurant, il est essentiel de suivre l’utilisation, la valeur financière et les niveaux généraux des stocks, afin de connaître l’utilisation précise de ses investissements dans les stocks alimentaires. Grâce à ces données, le restaurant peut améliorer son coût des marchandises vendues et maximiser ses bénéfices sur chaque vente.
Ce n’est pas tout : comprendre la relation entre les stocks que vous achetez et vos ventes vous aide à identifier les stocks que vous perdez pour une ou plusieurs des raisons suivantes :
- Produits renversés ou perdus
- Erreurs des employés
- Repas du personnel
- Vols
- Plats gratuits offerts aux clients non satisfaits
Terminologie fréquemment utilisée relative aux stocks en restauration
Pour les restaurateurs débutants ou chevronnés, plusieurs termes relatifs à la gestion des stocks alimentaires doivent être appréhendés. En voici une liste non exhaustive :
- Stocks disponibles
- Écoulement des stocks
- Utilisation des stocks
- Écart des stocks
Stocks disponibles
Les stocks disponibles désignent la quantité de stocks (ou leur valeur financière) qu’un restaurant conserve sur place. Pour le suivi des stocks disponibles, veillez à choisir une seule unité de mesure (valeur financière ou quantité physique) et à ne plus en déroger.
Écoulement des stocks
L’écoulement des stocks désigne la quantité de stocks utilisée durant une période spécifique (exprimée en valeur financière ou en quantité physique). Vous pouvez calculer l’écoulement des stocks à l’aide des données de rapports de ventes de votre système de caisse de manière quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle.
Utilisation des stocks
L’utilisation des stocks correspond à la quantité de stocks disponibles (exprimée en valeur financière) divisée par l’écoulement moyen durant une période donnée.
À titre d’exemple, si vous avez 70 kilos de bœuf haché et que vous prévoyez d’en utiliser 10 kilos par jour, vous disposez de sept jours d’utilisation des stocks.
Écart des stocks
L’écart des stocks correspond à la différence entre le coût de votre produit et le coût de la quantité d’utilisation.
Admettons que vous ayez acheté pour 500 euros de bière au cours d’une semaine, mais que le rapport de votre système de caisse indique que vous n’en avez vendu que pour 450 euros. Votre écart des stocks est de -50 euros, ce qui signifie un écart des stock de 50 euros de bière.
7 bonnes pratiques pour gérer l’inventaire comme un pro
À présent que vous connaissez quelques termes et concepts fondamentaux de la gestion de stocks de restaurant, voici quelques conseils pour effectuer de manière précise et cohérente l’inventaire des produits alimentaires d’un restaurant.
1. Organisez votre stock alimentaire
Si votre réserve n’est pas correctement organisée, l’inventaire sera difficile à effectuer. Il y aura plus de risques de doubles erreurs de comptage, et donc de commandes excessives ou insuffisantes, que si la réserve est bien rangée.
Voici quelques conseils pour ranger et organiser clairement toute l’année votre réserve, votre cellier et votre chambre froide :
- Groupez vos articles par catégories d’aliments
- Étiquetez vos étagères
2. Désignez une équipe responsable des inventaires
En matière d’inventaire des stocks, la cohérence est une qualité essentielle. Désignez quelques personnes de votre équipe qui se chargeront de l’inventaire. Ces mêmes employés seront aussi responsables de la réception des commandes et de l’actualisation des registres des stocks.
Lorsque vous avez constitué votre équipe, vous devez définir un calendrier des inventaires. Veillez à ce que l’équipe effectue ses inventaires les mêmes jours et aux mêmes heures. Nous conseillons de faire l’inventaire au début et à la fin de chaque journée.
3. Créez une fiche de consommation des stocks
La fiche de consommation des stocks a pour but de suivre les quantités d’un article utilisées par jour, les quantités gaspillées et perdues et les dépenses pour les stocks.
Le suivi quotidien de la consommation des stocks vous permet de mieux comprendre comment les stocks entrent et sortent de votre restaurant et de commander vos réapprovisionnements avec davantage de précision.
La fiche de consommation des stocks variera bien entendu en fonction du restaurant et de ce qu’il vend, mais elle comportera généralement les éléments suivants :
- Noms des ingrédients
- Unités de mesure
- Quantités utilisées
- Coût par unité d’ingrédient
- Coûts totaux
- Début du stock
- Fin du stock
- Taux de consommation quotidienne
- Quantités de pertes
- Coûts des pertes
4. Formez vos employés pour les inventaires
Cette règle est d’autant plus vraie pour les restaurants qui exploitent plusieurs établissements. La gestion des stocks ne doit pas relever de la responsabilité d’une seule personne. Les managers, chefs d’équipe et autres personnels doivent tous être capables d’effectuer l’inventaire, de manière à l’assurer si une personne de l’équipe chargée de l’inventaire n’est pas disponible.
Le personnel en salle et le personnel de cuisine et de préparation peuvent également participer à la gestion des stocks. Si un produit est renversé, perdu ou avarié, par exemple, ils doivent en informer aussitôt un responsable pour le faire consigner dans la fiche de consommation des stocks.
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5. Faites un suivi quotidien de vos ventes
Le suivi quotidien des ventes et des niveaux de stocks permet au restaurant de mieux réagir aux changements en temps réel. Par exemple, si vous avez vendu beaucoup plus d’un article de menu que vos ventes prévisionnelles, et que vous commencez à manquer de certains ingrédients, vous pouvez en recommander pour répondre à la demande, sans avoir à retirer provisoirement l’article du menu.
6. Gardez sous le coude des des stocks complémentaires
Pour les ingrédients à forte consommation, il peut être judicieux de maintenir en permanence un stock permettant de répondre aux demandes éventuelles.
Par exemple, si vous vendez des hamburgers, il peut être utile de conserver un stock complémentaire de frites qui vous permettra de répondre à un afflux soudain de clients. Veillez cependant à garder un oeil sur la fraîcheur de ces stocks complémentaires et à les renouveler au besoin. Pour éviter le gaspillage, vous pouvez utiliser des stocks complémentaires ou des restes inutilisés pour préparer les repas du personnel.
7. Utilisez la technologie adéquate pour votre restaurant
Il va sans dire que le suivi des stocks et des ventes peut exiger beaucoup trop de temps s’il est effectué sans les outils adéquats. Grâce à Lightspeed, les restaurateurs peuvent facilement trouver une mine d’informations dans leurs rapports de ventes quotidiens, hebdomadaires, mensuels et annuels et gérer efficacement leurs stocks.
De plus, pour faciliter le suivi des inventaires, un outil comme Lightspeed Inventory permet aux établissements de planifier à l’avance et de réduire leurs pertes alimentaires. Avec un suivi de leurs stocks en temps réel, les restaurateurs disposent d’une meilleure visualisation de la quantité exacte qu’ils doivent commander et le moment opportun pour le faire. Autre avantage : plus besoin de gérer manuellement les approvisionnements, ils peuvent automatiser leurs commandes récurrentes auprès de leurs fournisseurs à partir d’un seul endroit.
Prenez les devants grâce à une gestion des stocks millimétrée
Si la gestion des stocks est probablement l’une des activités les moins attrayantes dans l’exploitation d’un restaurant, c’est aussi l’une des plus importantes pour assurer la santé financière d’un restaurant sur le long terme.
Avec un outil de gestion des stocks pour les épauler, les restaurateurs peuvent assurer leurs arrières. Lightspeed Inventory vous aide à automatiser la gestion de vos stocks en s’intégrant intuitivement au logiciel de caisse tout-en-un Lightspeed Restaurant.
Avec Lightspeed Inventory, vous pouvez surveiller les niveaux de stock et d’ingrédients en temps réel, suivre le gaspillage, créer des recettes, commander, recevoir des produits de vos fournisseurs et analyser votre rentabilité – tout cela à partir d’une seule plateforme.
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